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Les situations courantes où un Kbis est obligatoire

Si vous faîtes partie de la génération des jeunes entrepreneurs, vous n’avez peut-être pas encore toutes les connaissances concernant les rouages de l’administration française.

L’un des documents le plus souvent demandé par les interlocuteurs du chef d’entreprise est l’extrait Kbis. Dans quelle situation le Kbis est-il obligatoire ? À qui s’adresse t-il et comment se le procurer ? Réponse en détails dans cet article.


Les cas où le Kbis est obligatoire

Considéré comme la carte d’identité de l’entreprise, l’extrait Kbis est nécessaire, parmi d’autres pièces justificatives, dans la plupart des situations où l'entreprise doit prouver son statut juridique, son existence légale ou la véracité de certaines informations. Voici quelques exemples où un Kbis est obligatoire.

L’ouverture d’un compte bancaire professionnel

Ouvrir un compte bancaire professionnel fait partie des cas où un Kbis est obligatoire. En effet, le banquier ne se contentera pas de votre bonne foie pour vous ouvrir un compte en banque pourvu des avantages réservés aux professionnel.

L’ouverture de compte client chez un fournisseur

Même son de cloche chez vos fournisseurs. Impossible de vous ouvrir un compte professionnel sans la preuve de votre immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Étant donné que l’extrait Kbis est le seul document attestant juridiquement de l’immatriculation au RCS d’une entreprise, l’extrait Kbis est obligatoire également dans ce cas.

Participer à un appel d’offres public

Si votre entreprise compte postuler à des appels d’offres publics, un Kbis est obligatoire pour déposer le dossier. Sans ce document, votre candidature ne pourra malheureusement pas être prise en considération et le marché vous passera sous le nez.

Faire une demande de subvention

Les porteurs de projets et les auto-entrepreneurs ont accès à de nombreuses subventions et aides à la création pour les aider à mener à bien un projet d’entreprise (par exemple l’ACRE, anciennement ACCRE). Mais beaucoup de subvention demandent à ce que la création d’activité ai déjà eu lieu avant de pouvoir monter un dossier. Et comme nous l’avons déjà vu, un extrait Kbis est obligatoire afin de prouver l’existence juridique d’une entreprise.


Pour quel type d’entreprise l’extrait Kbis est-il obligatoire ?

Nous venons de voir qu’un extrait Kbis est obligatoire dans plusieurs situations charnières de la vie d’une entreprise. Mais aussi important soit-il, ce document est-il approprié pour tous les types de société en France ? Et bien en fait non, seule une catégorie bien spécifique d’entreprise possède un Kbis.

Le Kis est réservé aux sociétés commerciales et civiles, immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette immatriculation au RCS fait suite à l’enregistrement de l’entreprise au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétents.

De plus, la société doit être représenté par une personne morale, c’est à dire un individu ou un groupe d’individu qui constituent une entitée doué d’une personnalité juridique. Pour les artisans ou les professions libérales, d’autres documents sont disponibles.

Quid de l’auto-entrepreneur ?

Les personnes exerçant une activité commerciale sous le statut d’auto-entrepreneur sont de facto immatriculées au registre du commerce et des sociétés. Mais le régime fiscal et social simplifié de la micro entreprise fait qu'elles peuvent uniquement être dirigées par des personnes physiques, c’est à dire un être humain doté de la personnalité juridique. C’est également le cas pour les autres entreprises individuelles (ex : EIRL).

Dans ce cas de figure précis, on ne parle pas d’extrait Kbis mais d’extrait K.

La façon de se procurer les deux documents et les informations qu’ils contiennent sont néanmoins résolument identiques.


Comment obtenir son extrait Kbis ?

Maintenant que nous savons dans quelles situations le Kbis est obligatoire et qui est concerné, intéressons-nous à la façon de se le procurer.

Sachez tout d’abord que l’extrait Kbis est un document public et qu’il n’est pas nécessaire d’être le chef d’entreprise concerné pour en faire la demande. Tout un chacun peut sans problème vérifier les informations d’un partenaire, d’un concurrent ou d’un client.

Il existe trois façon d’obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise.

Demande physique

La première option consiste à se rendre aux tribunal de commerce dont l’entreprise dépend (celui situé dans la même zone géographique que son siège social). Pas besoin de prendre rendez-vous ou de téléphoner au préalable. Vous devez simplement faire la queue et communiquer le numéro SIREN et/ou la dénomination sociale de l’entreprise à l’agent qui s'occupera de vous. L’extrait Kbis vous sera remis en main propre contre la somme de 2.96 euros.

Demande par courrier

Une autre possibilité est d’envoyer une demande par courrier au tribunal de commerce compétent en faisant mention de l’entreprise recherchée, ainsi qu’un chèque de 3.96 euros pour un exemplaire. Comptez plusieurs jours pour recevoir le Kbis chez vous.

Demande en ligne

La commande de Kbis en ligne constitue la dernière solution. Différents prestataires prennent en charge cette démarche.

Vous pouvez vous rendre sur le site d’infogreffe et commander un ou plusieurs Kbis en ligne au prix de 3.70 euros l’unité.

Vous avez également la possibilité de faire appel aux services d’un prestataire privé, comme notre partenaire. Votre demande sera prise en charge du début à la fin et vous aurez également accès à un service client en cas de problème.


Pourquoi l’extrait Kbis est-il un document si important ?

Nous avons vus que le Kbis est obligatoire dans de nombreuses situations et qu’il est le garant d’une relation commerciale saine avec vos interlocuteurs. Mais qu’est ce qui donne à ce document cette légitimité ?  

Cela vient du fait que le Registre du Commerce et des Sociétés est géré par le Greffe du tribunal de commerce.

Les greffiers des tribunaux de commerce sont les seules persones habilités à délivrer le Kbis et leur sceau doit impérativement figurer sur le document pour attester de son authenticité.

Cela confère au document une légitimité indiscutable dans le monde des affaires.

Les informations contenues dans un extrait Kbis

Le Kbis est également souvent obligatoire car il contient une mine d’informations propres à l’entreprise.

Bien que n’ayant pas de durée de validité officielle, il est communément admis que le Kbis doit dater de moins de trois mois pour garantir la véracité des informations.

Voici une liste non-exhaustive des informations contenues dans le Kbis :

  • le nom, prénom, date et lieu de naissance du responsable légale ;
  • l’adresse du siège social ;
  • la dénomination sociale de l’entreprise ;
  • le numéro SIREN ;
  • le numéro SIRET (si l’entreprise possède plusieurs succursales) ;
  • il est mentionné s’il s’agit d’une création ou d’une reprise d’entreprise ;
  • il est également fait mention si une procédure collective est en cours à l’encontre de l’entreprise (procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire).

Vous savez à présent tout ce qu’il faut savoir sur le Kbis, les situations dans lesquelles il est requis et comment l’obtenir.

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