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Est-il possible d’apposer une apostille sur un Kbis ?

L’extrait Kbis est le document officiel à présenter pour prouver l’existence juridique d’une entreprise. Il est utilisé dans diverses démarches et est considéré comme un incontournable. La question de sa légitimité se pose toutefois lors de relations commerciales internationales.

Il est en effet possible qu’un partenaire commercial vous demande de faire apostiller un Kbis. Nous vous expliquons ici ce qu’est l’apostille avant de vous éclairer sur la marche à suivre pour apposer une apostille sur un Kbis.   
 

Une apostille sur un Kbis, est-ce possible ?

Afin de déterminer s’il est possible d’apposer une apostille un Kbis, nous revenons sur ces deux notions.

Retour sur ce qu’est un extrait Kbis

L’extrait Kbis est un document officiel émis par le greffe du tribunal de commerce. Il découle de l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés d’une personne morale exerçant une activité commerciale. Une personne physique commerçante est également dans l’obligation de s’inscrire au registre du commerce mais elle obtient un extrait K.

L’immatriculation au RCS est obligatoire suite au dépôt au CFE (Centre de Formalités d'Entreprises) de la CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie) du dossier de création d’entreprise. Précisons qu’en cas de changement dans les déclarations, le greffe du tribunal de commerce ou le CFE doit être averti afin que ces modifications soient répertoriées sur le Kbis. L’extrait doit représenter l'entreprise en “temps réel” pour garantir la véracité des informations. Un Kbis doit donc dater de moins de trois mois pour être opposable et faire foi.

Les informations répertoriées dans un extrait Kbis sont nombreuses et renvoient à l’obligation d’immatriculation, aux dirigeants principaux et à la structure en elle-même (dénomination sociale, adresse du siège social, montant du capital, forme juridique, etc.).

L’utilité d’un Kbis diffère selon le demandeur. Pour l’entreprise elle-même, il est une pièce justificative permettant la réalisation de démarches indispensables (ouverture de compte bancaire professionnel, achat de matériel professionnel, demande de l’ACCRE, réponse à un appel d’offres, etc.). Pour un partenaire, il permet de s’assurer de la légalité de la société commerciale et de sa bonne santé (en l’absence notamment de mentions relatives aux procédures collectives).

L’apostille, c’est quoi ?

L’apostille a été instaurée par la Convention de La Haye en 1961 d’où parfois son surnom d’apostille de la Haye. Elle permet la légalisation simplifiée de certains actes publics, c’est-à-dire la création d’une copie certifiée comme conforme.

Apostiller un document signifie concrètement apposer un sceau pour attester la conformité du document en vertu de la loi. Les documents administratifs pouvant être apostillés sont les actes d’état civil (acte de naissance, de mariage, de décès, etc.), notariés (testament, procuration, donation, etc.), administratifs (diplôme), judiciaires (casier judiciaire) ainsi que les déclarations officielles (certification de signature).

Il va de soi que l’apostille ne peut être apposée que sur un document original officiel. Puisqu’elle ne confirme que l’authenticité du sceau, il est primordial que le document initial présente la signature de l’autorité émettrice, la nom du signataire, et sa qualité et bien entendu le sceau de l’autorité, ou timbre le cas échéant.

L’apostille sur un Kbis est-elle donc possible ?

Le Kbis fait, en effet, partie de la liste des actes publics pouvant être authentifiés par l’apostille. En d’autres termes, l’apostille sur un Kbis est tout à fait possible.

Avant de vous expliquer comment procéder pour faire apostiller un Kbis, nous souhaitons vous préciser que le Kbis ne peut être délivré qu’en français. Si un partenaire vous demande un Kbis dans une langue étrangère, vous devez faire appel à un traducteur assermenté pour conserver la valeur juridique du document.
 

Comment procéder pour faire apostiller un Kbis ?

Pour faire apostiller un Kbis, vous devez présenter un extrait original. La première étape consiste donc à commander un extrait Kbis.

Toute demande de Kbis implique de connaître la dénomination sociale de la société recherchée et/ou son numéro Siren (le numéro Siret est également accepté). Une fois ces informations connues, vous avez le choix entre faire une demande au greffier du tribunal de commerce, sur place ou par courrier, ou opter pour un Kbis en ligne. La demande en ligne se fait soit sur le site Infogreffe (site des greffes des tribunaux de commerce de France) soit sur une plateforme privée tel extraitkbis.org.

Une fois le Kbis en poche, la demande d’apostille sur Kbis se fait à la Cour d’Appel du département dont dépend l’entreprise commerciale. La demande peut être faite sur place (un rendez-vous peut être nécessaire) ou par courrier. Précisons que faire apposer une apostille sur un Kbis n’est pas possible par le biais du ministère des Affaires Étrangères ; la voie consulaire/ministérielle n’est possible que pour certains documents administratifs.

Notons enfin que faire apostiller un Kbis est un acte gratuit, mais le Kbis lui est payant.

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