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Les équivalents du Kbis selon l’activité professionnelle

Toutes les entreprises, quel que soit leur statut, doivent procéder à des démarches administratives ou commerciales. Ces démarches impliquent très souvent la présentation de pièces justificatives de l’existence de la société et donc de sa conformité avec la loi.

Pourtant, des zones d’ombre subsistent entre les différents documents disponibles. L’extrait Kbis est le plus connu, mais il n’est accessible qu’à une catégorie bien spécifique d’entreprises françaises. Quels sont les équivalents au Kbis ? C’est que nous allons voir tout de suite au travers de cet article.
 

À quelle catégorie d’entreprises s’adresse le Kbis ?

Avant de s’intéresser aux équivalents de l’extrait Kbis pour les entreprises qui n’y ont pas accès, il est judicieux de savoir à qui le Kbis s’adresse.

Le Kbis est réservé aux personnes morales (sociétés commerciales et civiles) immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Pour s’immatriculer au RCS, l’entreprise doit d’abord valider son dossier de constitution auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent.

Unique document prouvant l’immatriculation au RCS, l’extrait Kbis est délivré par les greffes des tribunaux de commerce et les greffiers doivent apposer leur sceau sur le document pour qu’il ait une quelconque valeur juridique.
 

L’extrait K : l'équivalent Kbis pour les auto-entrepreneurs commerçants

Les personnes physiques, telles que l’entreprise individuelle et donc la micro entreprise, exerçant une activité commerciale ont elles aussi l’obligation de s’immatriculer au RCS. Mais du fait de leur statut juridique particulier, elles ont accès à un document équivalent au Kbis appelé extrait K. Les moyens d’obtention des deux documents sont similaires, c’est à dire que vous pouvez vous rendre directement au tribunal de commerce compétent (celui où l'entreprise a établi son siège social) ou faire une demande d’envoi par courrier à ce même tribunal de commerce. Vous pouvez également passer par Internet soit via le site d’Infogreffe soit via un site privé, comme celui de notre partenaire.
 

L’extrait D1 : l’équivalent de l’extrait Kbis pour les artisans

Les personnes exerçant une activité artisanale non-commerciale n’ont pas accès à un extrait Kbis car elles ne sont pas immatriculées au RCS. Les artisans dépendent du Répertoire des Métiers (RM).

Pour pouvoir prouver l’existence juridique de leur entreprise, les artisans doivent se procurer un document équivalent à l’extrait Kbis appelé l’extrait D1 auprès de la chambre de métiers et de l'artisanat dont ils dépendent. Il est possible de faire une demande d’extrait D1 directement à la chambre de métiers compétente ou en ligne sur leur site internet. Généralement, l’extrait D1 est gratuit s’il est requis par l’artisan concerné.
 

L'attestation de vigilance URSSAF pour les professions libérales

Pour tout contrat d’une valeur supérieure ou égale à 5 000 euros, l’entreprise est dans l’obligation de fournir à son donneur d’ordre un document équivalent au Kbis appelé attestation de vigilance. Ce document est à fournir avant le début des travaux ou des prestations de services. Dans le cas où le travail demandé doit prendre plus de 6 mois, une nouvelle attestation est nécessaire à intervalle de 6 mois.

L’attestation de vigilance atteste que l’entreprise est à jour dans le paiement de ses charges sociales. Nous nous éloignons ainsi de l’idée de carte d’identité que représente l’extrait Kbis. D’autres informations sont toutefois mentionnées comme la dénomination sociale de l’entreprise ainsi que l’adresse de son siège et la liste de ses établissements avec leur numéro SIRET.

Pour des contrats ne nécessitant pas d’attestation de vigilance, l’avis de situation délivré par l’Insee devient l'équivalence du Kbis pour les professions libérales.
 

L’avis de situation INSEE comme équivalent de l’extrait Kbis

L’institut national de la statistique et des études économique (INSEE) est à même de délivrer un document attestant de l’existence d’une entreprise, appelé l’avis de situation INSEE.

Absolument toutes les entreprises de France sont enregistrées dans le répertoire Sirene de l’INSEE. C’est pour cette raison qu’elles disposent toutes d’un numéro d’immatriculation SIREN.

La demande de ce document peut se fait très facilement en ligne, via le site de l’INSEE. Il est utilisable par tous, même s’il est particulièrement apprécié en tant qu’équivalent du Kbis par les personnes exerçant une activité libérale, car elles ne sont pas immatriculées au registre du commerce (sauf cas particulier).

On trouve sur ce document des informations similaires à celles présentes sur le Kbis, mais toutefois moins détaillées. L’avis de situation n’a pas de valeur juridique avérée, mais il est tout de même considéré comme étant un document officiel par tous les acteurs du monde de l'entrepreneuriat.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux documents équivalents au Kbis pour tout  type d’activité et d’entrepreneur. Bien connaître les équivalents de l’extrait Kbis peut vous prémunir contre d’éventuelles tentatives de fraude de la part de personnes peu scrupuleuses. Ne négligez jamais ces vérifications qui peuvent à terme vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent.

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