Validité Kbis : nos explications

L’extrait Kbis est un document important pour tous chefs d’entreprises, entrepreneurs et pour certaines associations. Il permet, entre autres, de prouver que l’entreprise en question est bien immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Un Kbis sans RCS n'est donc pas possible. Le RCS désigne un service tenu par le greffe du tribunal de commerce. Il contient des informations importantes relatives aux personnes physiques ou morales exerçant des activités commerciales, comme les sociétés ou auto-entrepreneurs. C’est également le greffe qui délivre les extraits de Kbis valides. Mais que signifie exactement la validité d’un extrait de Kbis ? Nos experts vous répondent.
 

Quelle est la validité d’un Kbis ?

Lorsqu’on parle de la validité d’un Kbis, il faut prendre en compte deux éléments : son contenu et sa date de délivrance. Premièrement, un Kbis ne peut être valable qu’à partir du moment où le sceau du greffier est apposé sur celui-ci. Il existe des sites internet proposant de visualiser les données d’un Kbis tels que société.com ou verif.com. Cependant, ces informations ne partagent pas la validité d'un document officiel. Rien ne garantit leur officialité ou leur fraîcheur.

Par ailleurs, vous êtes tenu de présenter un exemplaire datant de moins de 3 mois afin de refléter les informations les plus récentes à propos de votre entreprise. Au-delà, la probabilité que des changements n'y soient pas mentionnés est trop importante pour garantir la fiabilité du Kbis. Plus l'extrait présenté est récent, plus l'interlocuteur est assuré que la fiche est à jour, et qu'elle n'omet pas une nouvelle procédure de radiation par exemple.

Pour beaucoup de professionnels, l’extrait représente véritablement la carte d’identité de l’entreprise ; ils ne démarreront pas d'affaires avec vous sans ce sésame. Grâce au Kbis, ils pourront vérifier les informations suivantes :

  • le nom du greffe d’immatriculation
  • le numéro Kbis (ou numéro RCS)
  • la raison sociale, le sigle, l’enseigne
  • le numéro SIREN (dans le numéro RCS)
  • la forme juridique (SARL, SAS, EURL, EI...)
  • la devise et le montant du capital social
  • l’adresse du siège
  • la durée de la société
  • la date de constitution
  • l'intitulé du code APE
  • l’activité détaillée
  • l’adresse de l’établissement principal (ou secondaire pour un L bis)
  • la fonction, les nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes.

Officiellement, un extrait de Kbis ne possède pas de date d’expiration. Mais on n’est jamais trop prudent dans le monde des affaires, c’est pourquoi la transparence est conseillée. Que vous souhaitiez collaborer avec une entreprise étrangère en Belgique, ou négocier un contrat avec un client, la présentation d’un Kbis valide sera essentielle. Précisons, qu'il est également possible de faire traduire un Kbis en anglais si besoin est. 
 

Où se procurer un Kbis Valide ?

Il existe une multitude d’occasions pour lesquelles un extrait Kbis est utile :

  • ouverture d’un compte en banque professionnel,
  • installation d’une ligne téléphonique,
  • acquisition d’un accès internet,
  • ouverture d’un compte chez un grossiste,
  • signature d’un contrat,
  • achat ou location de matériel,
  • envoyer une demande de subventions,
  • la radiation d'une société,
  • transmettre une candidature à un appel d’offres public.

Comme vous pouvez le constater, l’extrait de Kbis valide est véritablement indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise. Sans celui-ci, vous ne pouvez pas exercer d’activité commerciale correctement. Le lieu où obtenir un extrait de Kbis est le tribunal de commerce auquel l’entreprise en question est rattachée. Le Kbis gratuit n’existe pas mais son coût est relativement faible selon le mode d’obtention choisi. Selon vos préférences, vous pouvez commander un extrait sur place, par courrier ou par Internet, en ligne via le site Infogreffe.

Nous savons que pour tous chefs d’entreprise, le temps est de l’argent, c’est pourquoi notre partenaire a mis au point une plateforme adaptée aux besoins des professionnels. Le pack premium vous permet de télécharger et d'imprimer jusqu’à 15 extraits par trimestre afin que vous ayez toujours un Kbis en cours de validité en main.

Mis à jour le 23 octobre 2018

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