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Comment faire valoir son Kbis à l’étranger ?

Lorsqu’un entrepreneur décide d'étendre son activité à l’international, cela signifie qu’elle souhaite se développer à plus grande échelle et que la rentabilité de son business en France lui permet d’aller chercher plus loin.

Cependant, le développement d’une entreprise à l’étranger (ou créer une entreprise à l’étranger) n’est pas une mince affaire, car l’éloignement géographique et juridique accentue la difficulté de connaître l’intention des entreprises avec qui vous pourrez travailler. En France, le document assurant les statuts et prouvant l’existence juridique des sociétés civiles et commerciales se nomme : l’extrait Kbis.

Existe-t-il un Kbis à l’étranger ? Si non, comment savoir si le client existe vraiment ? L’adresse de son siège social ou s’il pourra payer votre service ou vos marchandises ?

Les réponses à vos questions dans cet article.
 

Quelle est la valeur juridique du Kbis à l’étranger ?

Tout d’abord, un extrait Kbis étranger ne peut être commandé que par une entreprise commerciale immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), qu’elle soit une entreprise individuelle dirigé par une personne physique (micro entreprise, EIRL) ou une personne morale (société commerciale).

Cette immatriculation au registre du commerce a été permise grâce à la déclaration d’activité préalablement faite par le créateur d’entreprise au CFE (Centre de Formalités des Entreprises). En ce qui concerne les sociétés commerciales, il s’agit de la CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie).

Le CFE permet aux entreprises de différents types d’activité (activité libérale, activité artisanale…), voire à certaines associations, de déclarer leur exercice et d’être reconnues par les organismes administratifs (Insee, service des Impôts, Urssaf, greffe du tribunal de commerce…). Pour le Kbis, seules l'activité commerciale est concernée.

La demande d’immatriculation au RCS permettra au dirigeant d’obtenir un Kbis et donc de prouver aux fournisseurs, clients et collaborateurs, que le commerce est exercé légalement. Le Kbis permet également au dirigeant d'effectuer plusieurs démarches administratives nécessaires à l’évolution de l’entreprise comme : l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la candidature aux appels d’offres publics, l’achat de marchandises, etc.

Mais comment faire pour utiliser mon Kbis à l’étranger ?

Sachez que même si le Kbis dispose d’une valeur juridique en France, celle-ci n’est pas reconnue à l’étranger par les administrations ou les entreprises étrangères. Pour que l’extrait Kbis soit valable à l’étranger, il est demandé aux sociétés de faire apostiller le document afin d’apporter une valeur légale à ce dernier. Parfois, des entreprises vous demanderont une traduction assermentée pour accompagner le tout.
 

Comment faire apostiller mon Kbis à l’étranger ?

Pour que votre Kbis soit reconnu à l’étranger parmis d’autres pièces justificatives, il suffit de le faire apostiller. Pour ce faire, rien de bien compliqué.

  1. Commander votre extrait Kbis

Trois options s’offrent à vous pour obtenir un extrait Kbis. Vous pouvez choisir de vous rendre directement sur place, au greffe du tribunal de commerce dont votre entreprise dépend. Vous pouvez également choisir de contacter les greffiers des tribunaux de commerce pour un envoi par courrier ou de gagner du temps en effectuant une demande de Kbis en ligne (sur le site Infogreffe ou via un site privé).

Pour faire la demande du Kbis d’une entreprise concurrente ou de la vôtre, il faudra vous munir du numéro Siret ou Siren de l’entreprise et de sa dénomination sociale.

Attention, le service en ligne n’est pas disponible pour les régions d’Alsace-Moselle et les DOM-TOM, excepté pour les entreprises qui se sont fait immatriculer à Strasbourg et Mulhouse.

  1. Apostiller le Kbis

Une fois l’extrait Kbis reçu, le seul organisme ayant l’autorisation d’apostiller un document, pour le rendre valable à l’étranger, est la Cour d’Appel de la ville où est immatriculée l’entreprise. Si vous préférez faire une demande à distance, vous devrez compléter le formulaire Cerfa 1503*01, accompagné d’une enveloppe timbrée.

L’apostille du Kbis ne demande aucun frais, seul l’achat du timbre et du Kbis vous demandera quelques euros.

Certaines entreprises vous demanderont de traduire le Kbis en anglais ou en allemand, en plus de l’apostille. Si cela est votre cas, éviter de faire la traduction vous-même ou de prendre un traducteur quelconque sur Internet. Un traducteur assermenté est reconnu par l’État et disposant d’un cachet officiel. Il faudra compter un coût en plus pour l’utilisation d’un traducteur.

  1. Votre Kbis à l’étranger est reconnu

Dès que l’extrait Kbis de votre société ou entreprise individuelle dispose du cachet d’apostille (et du cachet de la traduction assermentée si besoin), vous pourrez utiliser votre Kbis à l’étranger pour prouver que votre activité est juridiquement légale et lancer votre nouveau business à l’international !

À noter : l’extrait Kbis est un document reconnu pour être à jour dans les informations qu’il partage. Afin d’être certain d’avoir des informations à jour, la durée de validité du document officiel est de 3 mois. Ainsi, tout comme en France, le Kbis à l’étranger ne durera que 3 mois et devra être renouvelé si besoin.

Cependant, une question subsiste : comment faire lorsque l’on souhaite obtenir l’extrait Kbis étranger d’une entreprise internationale ?
 

Comment obtenir l’extrait Kbis étranger d’une entreprise ?

Évidemment, lorsqu’une entreprise française s’installe à l’étranger, elle aussi devra s’assurer que les collaborateurs choisis sont dignes de confiance. Il serait dangereux de collaborer avec une entreprise en difficulté financière qui, par exemple, est en pleine procédure collective.

Le terme “Kbis” est uniquement utilisé en France, mais chaque pays dispose d’un équivalent auquel vous pourrez vous adresser pour en faire la demande d’un extrait Kbis étranger :

  • Companies House du gouvernement britannique pour un partenaire anglais ;
  • la Banque Carrefour des Entreprises (extrait BCE) pour un partenaire belge;
  • le registre des entreprises (Unternehmensregister) ou le registre des bureaux d'immatriculation (extrait AD) pour un partenaire allemand ;
  • InfoCamere pour un partenaire italien ;
  • Servicio de Certificacion de los Registradores (SCR) pour un partenaire espagnol.

Si l'organisme du pays qui vous intéresse n’est pas mentionné, il vous suffit de faire une recherche internet ou de contacter EBR (European Business Register).

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