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Changement d’adresse Kbis pour un transfert du siège social

Locaux plus adaptés ? Opportunité de se développer dans une autre ville ? Prix moins élevés ? Les raisons d’un déménagement d’une activité commerciale peuvent être diverses. Cependant, un changement d’adresse implique un transfert de siège social physiquement, mais également administrativement parlant. En effet, un déménagement doit faire l’objet de formalités déclaratives au Centre de Formalités des Entreprises, ou au greffe du tribunal de commerce compétent, et ainsi recevoir un nouvel extrait Kbis mentionnant le changement d’adresse.

Nous vous expliquons ici comment procéder à un changement d’adresse sur un Kbis.

Pourquoi modifier l’adresse du siège social ?

Le siège social d’une entreprise est considéré comme son établissement juridique. Celui-ci est déterminé lors de la création d’entreprise et de son immatriculation mais peut changer au cours de la vie de l'entreprise pour plusieurs motifs : coût, espace, géographie. Dès lors que vous modifiez l’adresse de votre siège social, la nouvelle adresse doit obligatoirement apparaître sur l’extrait Kbis de l’entreprise.

La modification des statuts d’un Kbis est une obligation légale. Si l’extrait Kbis n’est pas modifié à temps et que la nouvelle adresse de commerce ne correspond pas à celle inscrite sur le Kbis, les collaborateurs de l'entreprise peuvent douter de l’intention de l’entreprise et éviteront toute collaboration… D’où l’importance de déclarer tous les changements de votre entreprise (ajout d’une activité, changement de nom du dirigeant…).

Attention aux confusions, l’entreprise dispose d’une unique adresse pour le siège social, mais peut avoir plusieurs établissements secondaires. Si vous souhaitez modifier l’adresse de vos établissements secondaires, le changement d’adresse n'apparaîtra pas sur votre Kbis (extrait K pour les travailleurs indépendants), mais sur votre Lbis (extrait L pour les personnes physiques). Le nom de l’extrait varie, car le siège social et l'établissement secondaire ne dépendent pas du même greffe de tribunal de commerce.

Pourquoi la modification du Kbis est une obligation légale ?

L’extrait Kbis est le document essentiel des sociétés commerciales. En effet, il permet non seulement une meilleure gestion d’entreprise en permettant la réalisation de plusieurs formalités administratives nécessaires à l'évolution de la société : ouverture d’un compte en banque professionnel, candidature aux appels d’offres, achat de marchandises, etc. Mais permet également de prouver que l’activité exercée possède une existence juridique et que ses informations font foi.

Le Kbis est un document à valeur juridique permettant de prévenir le travail dissimulé. Toute personne peut faire la demande du Kbis d’une entreprise concurrente ou d’un de ses fournisseurs, car les renseignements provenant du RCS sont considérés comme publics. De ce fait, même les procédures collectives y sont mentionnées (redressement judiciaire, sauvegarde ou liquidation judiciaire), un élément permettant de vérifier que vous collaborer avec une entreprise qui n’est pas en difficulté financière.

Formalités juridiques du changement d’adresse du Kbis

Les procédures à respecter diffèrent selon le choix du statut. Pour une entreprise indépendante (auto entreprise, EIRL, SASU, EURL, entreprise individuelle), le dirigeant ou l’associé unique est la seule personne en charge du changement d’adresse du Kbis.

Si c’est une SARL, SA ou société civile, la décision sera prise lors d’une assemblé générale extraordinaire par les associés. Au cours de cette assemblée, les associés doivent voter la décision de transfert du siège de la société.

Le statut juridique de la SAS n’impose aucune décision collective. Ce sont les statuts établis lors de la formalité de création de la société qui déterminent l’organe compétent pour prendre la décision (le président ou une tierce personne).

Publication du transfert de siège social

Lorsque le procès-verbal de la modification a été décidé, l’entreprise dispose d’un mois pour publier le changement d’adresse dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) indiquant le nouveau et l’ancien lieu de l’établissement principal.

Sachez que suivant la localisation du nouvel établissement, les démarches administratives de publication et les prix de transfert ne sont pas les mêmes.

Si la nouvelle adresse se situe dans le même département que l’ancienne adresse du siège social et dépend donc du même tribunal de commerce, seule une annonce devra être publiée.

À contrario, si le nouveau siège dépend d’un tribunal de commerce différent, il faudra publier deux annonces : la première dans le JAL de l’ancien lieu, le deuxième dans le JAL du lieu d’arrivée.

Le coût du changement de siège social peut varier de 184,91 € pour le ressort du même tribunal à 251,05 € pour le ressort d’un autre tribunal et comprend : la TVA, les frais d’INPI et l’insertion au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales), les honoraires du greffe.  

Déclaration du changement d’adresse du siège social

L’étape de la publication accomplie, il faudra ensuite déclarer la modification statutaire auprès du CFE, ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social.

Les documents nécessaires au transfert de siège sont les suivants :

  • un exemplaire des statuts modifiés, datés et certifiés par le représentant légal ;
  • un exemplaire de l’acte (procès-verbal) ayant décidé le changement d’adresse Kbis, certifié par le représentant légal ;
  • le formulaire M2 pour une personne morale (société) ou P2 pour les travailleurs indépendants ;
  • un justificatif d’occupation des nouveaux locaux (facture d’électricité, titre de propriété…) ;
  • l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales.

Déclarer le changement d’adresse en ligne

Aujourd’hui, les formalités de modification des statuts peuvent se faire en ligne. Pour ce faire, vous devez disposer d’un certificat électronique RGS tel que certigreffe. Ensuite, il vous suffit de vous rendre sur le site Infogreffe, de saisir le numéro Siren de votre entreprise (ou numéro Siret) et de choisir les modifications à effectuer.

Votre demande sera automatiquement transmise au Registre du Commerce et des Sociétés pour son traitement.  

Comment obtenir le changement d’adresse sur le Kbis ?

Une fois la déclaration et la publication effectuées, il vous suffit de commander le Kbis mentionnant le changement d’adresse, de la même façon que lors de la première commande :

  • sur place au guichet du greffe du tribunal compétent ;
  • en ligne via un site privé (vous offrant un abonnement Kbis) ou sur le site Infogreffe ;
  • par courrier.

Lorsque vous déclarez les modifications de votre entreprise au RCS, les greffes modifient automatiquement les informations inscrites sur le Kbis. Ainsi, pour chaque nouvelle commande, vous recevez un Kbis à jour.

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