Kbis société : à quoi sert le document ?

Bonne question. Avant même d’envisager de commander l’extrait Kbis, mieux vaut connaître son utilité et comprendre à quoi sert ce certificat délivré par les greffes du tribunal de commerce. Revoyons donc les bases dans cet article, afin que tout le monde connaisse les contextes dans lesquels un Kbis devient important, voire indispensable. En effet, sa présentation est souvent requise par différents interlocuteurs d’une entreprise, à différentes étapes de sa vie.
 

Le Kbis, un extrait dont l’utilité n’est plus à prouver

Kbis, extrait Kbis ou encore Kbis société : tous ces termes désignent la même chose, un document qui sert à n’importe quelle société, pour plusieurs raisons. La plus simple : il représente la seule preuve d’immatriculation d’une entreprise au RCS, et donc la seule preuve de son existence juridique. Un Kbis sans RCS n'a ainsi pas lieu d'être.

En effet, toute structure voulant exercer son activité commerciale en toute légalité doit passer par son enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (cela exclut par exemple les artisans et professions libérales). Une fois son nom inscrit au RCS, elle devient reconnue ; reste ensuite à certifier à ses partenaires qu’elle est correctement immatriculée. C’est là qu’entre en jeu le Kbis. Certifiée par le sceau d’un greffier, cette fiche Kbis atteste la présence de la société au RCS (les entreprises et structures à l’activité non-commerciale doivent s’enregistrer auprès d’autres organismes, et par conséquent obtenir des équivalents de l’extrait Kbis).

Deuxième utilité du Kbis : ce dernier informe de nombreux éléments relatifs à l’identité de l’entreprise. On peut y lire, entre autres renseignements, la dénomination sociale, la date de création, le capital social, la forme juridique, l’adresse du siège ou encore les coordonnées du dirigeant principal de l’organisation. Commander un extrait Kbis représente donc un moyen simple de mieux connaître une entreprise grâce à des informations variées et intéressantes recensées sur une même attestation. D’autant plus que le document est libre d’accès (oui, n’importe qui peut commander le Kbis de n’importe quelle société).

Troisième intérêt, le plus important pour les chefs d’entreprise : l’extrait sert à valider beaucoup de démarches administratives et commerciales. Ceci n’est pas surprenant puisque comme nous l’avons dit auparavant, le Kbis prouve la correcte immatriculation d’un établissement commercial (principal ou secondaire). De fait, il rassure un client, un banquier, un prestataire… qui pourra, à la suite de sa lecture, traiter avec vous en toute confiance. Notons que cela vaut également pour vos échanges internationaux avec la possibilité de présenter un Kbis en anglais. Plus de détails ci-dessous !
 

Les exemples où le Kbis sert

Bon nombre de procédures requièrent la commande d’un Kbis à jour, que vous devrez montrer à votre collaborateur. Nous retenons votre attention sur le fait d’actualiser l’extrait dès qu’un changement apparaît concernant votre entreprise commerciale : déménagement du siège, apport en capital social, procédure de liquidation judiciaire, modification du nom, etc. Le Kbis est une image à un instant T ; ne montrez pas un document dont les informations ne correspondent plus à la réalité, au moment où vous effectuez une des démarches ci-dessous. Renouvelez votre demande de Kbis si votre ancienne feuille est obsolète. Voici à quoi sert le Kbis :

  • ouvrir un compte en banque pour votre entreprise

  • présenter une candidature à un appel d’offres public

  • installer une ligne de téléphone dans les bureaux de l’établissement

  • acheter des fournitures

  • en parallèle, n’importe quel organisme peut vouloir consulter votre Kbis avant de démarrer une collaboration ou une prestation. Voilà pourquoi il est essentiel de garder un exemplaire à jour à portée de main (datant de moins de 3 mois).

Vous savez tout ! Si vous prévoyez une de ces démarches prochainement, mieux vaut anticiper la demande de Kbis en ligne ou au greffe du tribunal de commerce en l’effectuant dès à présent.

Mis à jour le 23 octobre 2018

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